Digitalizace v menších obcích: Rozhovor s vedením obce Rostoklaty

Podnětem k rozhovoru s představiteli obce Rostoklaty se stal článek starosty Bc. Jiřího Mokošína, který vyšel v 198. čísle Zvěstovatele. Věnoval se v něm instalaci elektronické úřední desky a zamyšlení nad širší rolí digitalizace v prostředí menších obcí. Zmínil také konkurenční prostředí mezi dodavateli těchto technologií, v němž jsme se s potěšením prosadili jako úspěšný partner. 

Téma digitalizace nás vedlo k rozhovoru nejen se starostou, ale i s místostarostkou Markétou Reichovou. Výsledkem je otevřený pohled na moderní přístupy v řízení obce, jejich přínosy i výzvy, s nimiž se menší samosprávy potýkají při zavádění nových technologií.

Co považujete za největší plusy a mínusy v rámci digitalizace pro menší obce, jako jsou například Rostoklaty?

Jiří Mokošín: Digitalizace je dost široký pojem. V poslední době pro někoho může slovo digitalizace vyvolávat nevoli v souvislosti s digitalizací stavebního řízení, tedy mínusem může být už jenom ten název. To je ale snad jediný mínus, více jich mě nenapadá. Plusy jsou jednoznačně zjednodušení a zrychlení práce. Do digitalizace lze do ní zahrnout i to, že faktury za stočné posíláme mailem těm občanům, kteří si tuto možnost zvolí. Ještě před pěti lety se vše tisklo a roznášelo do schránek. Za přidáním QR kódu na fakturu jsme získali spoustu pochval, to potěší, přitom taková maličkost.

Jakým způsobem je potřeba s náklady tohoto typu kalkulovat v obecním rozpočtu?

Markéta Reichová: V určitých oblastech lze digitalizovat bez jakéhokoliv vynaložení finančních prostředků. To je třeba omezení tisku dokumentů, které můžeme občanům zasílat mailem. A konkrétně u EUD jsme se pro instalaci rozhodli v polovině roku, při sestavování rozpočtu jsme s tím vůbec nepočítali. Využili jsme možnosti splátek a pozdějšího odkupu zařízení za zbytkovou cenu.

Jiří Mokošín: Ono to sice na první pohled může vypadat, že s novou technologií se obec upisuje k dalším paušálním platbám. Je ale potřeba si vyhodnotit, zda chci nadále udržovat ve funkčním stavu obecní rozhlas, tedy čas od času pozvat za nemalépeníze montážní plošinu, nebo přejít na jiný způsob komunikace.

Jak vnímáte přístup občanů k novým technologiím a komunikačním kanálům, a jak je motivujete k využívání elektronických služeb? Má na jejich přístup vliv například věk?

Jiří Mokošín: Vesměs pozitivně. Jak přístup občanů, tak i tu naší motivaci. V této oblasti se nevyplatí jít na to „přes sílu“. Při zavádění novinek je dobré zachovat více možností. Drtivá většina občanů přešla na platbu poplatků převodem na účet, platbu v hotovosti samozřejmě nadále umožňujeme, ale je citelně na ústupu. Pozvánky na akce jsou na webu, facebooku, projdou přes Mobilní rozhlas, pošleme lidem sms, ale plakáty dál tiskneme a vylepujeme na obvyklá místa. Je dobré si dát pozor na to, aby se část obyvatel nemohla cítit znevýhodněná. Bylo by chybou se zaměřit na jednu skupinu obyvatel.

Markéta Reichová: Věk je jen číslo. A je logické, že každý používá nástroj, který je mu nejbližší. Proto pro děti a mladší ročníky nebyl problém se v prostředí nové elektronické úřední desky hned zorientovat. Zde může dojít k mezigeneračnímu propojení, kdy vnoučata naučí něco nového své prarodiče.

Je s digitalizací pro obce spojeno i nějaké riziko?

Jiří Mokošín: Zatím žádné takové nevnímáme. Nemám strach, že by vymizel například mezilidský kontakt. Raději se s občanem potkám u rozsvícení vánočního stromku, než u platby za odpad.

Jak se liší možnosti digitalizace mezi obcemi například s ohledem na počet obyvatel, rozlohu či jiné specifické faktory?

Markéta Reichová:  U nás plní EÚD spíše funkci takového informačního kiosku. Neděláme si iluze, že po instalaci EÚD více lidí bude číst zápisy ze zastupitelstva nebo studovat vyhlášky. Město má předpokládám více dokumentů k vyvěšení, tam už si to s klasickou vývěskou neumíme ani moc představit. S nedostatkem místa na fyzické desce jsme bojovali i my na malé obci. Náš oblíbený příklad je bolševník nebo vlk. Povinnost zveřejnit Opatření obecné povahy týkající se zásad regulace bolševníku velkolepé padá na všechny obce v regionu, zde velikost sídla nehraje žádnou roli. A ruku na srdce, kdo si může dovolit zveřejnit celý dokument o 45 stránkách, byť je 42 stránek jenom rozdělovník?

V současnosti se stále více obcí zaměřuje na elektronické úřední desky. Jaké jsou s tímto trendem vaše aktuálně nabyté zkušenosti?

Jiří Mokošín: Poprvé nám byla deska nabídnuta a předvedena cca před třemi lety. V té době jsme si řekli:Je to hezké, ale na nás drahé. A ačkoliv se cena nezměnila, názor my jsme názor po nějaké době změnili. Jezdím na vandry po celé ČR a když jsem viděl desku i v obci s 50 obyvateli, začal jsem postupně měnit názor. V té konkrétní jsem si prohlížel fotky z akcí, měli tam myslím nějaké klobásové hody, přišlo mi to super. Od září tohoto roku máme instalovanou EUD v obci Rostoklaty a pokud se nám podaří v druhé naší druhé, menší, místní části vybudovat Dětskou skupinu, tak bychom chtěli umístit desku i tam.

Jak mohou vaši občané využívat elektronickou úřední desku a jaké informace v ní najdou?

Markéta Reichová: Všechny. Vyhlášky, pozvánky na zasedání, ale i na kulturní a společenské akce. Samotná funkce úřední desky je momentálně v pozadí, podle statistiky se nejvíce láká virtuální prohlídka obce, kalendář akcí, atd…Vzhledem ke skutečnosti, že deska je propojena i s webem obce, tak se na EUD nenáchází snad jen neověřené drby, které se šíří ústně 😉

Ve vašem obecním Zvěstovateli jste se zmínil o tom, že jste si Elektronickou úřední desku vybírali z nabídky několika dodavatelů, co nakonec rozhodlo pro společnost DigiDay Czech?

Jiří Mokošín: Jednoznačně poměr cena / výkon. Ve finále hrálo ale i roli chování obchodních zástupců. A to ani ne těch od konečného dodavatele, jako těch od konkurence. Nemám rád, když se někdo snaží zlepšit svůj produkt tím, že začne házet špínu na produkt konkurence. Zástupce DigiDay mluvil na rovinu, dokázal za Markéta Reichová: Podle slov konkurence bychom již nyní měli být nešťastní z výběru, ale není tomu tak. S DigiDay jsme naprosto spokojeni.

Jak byste celý tento proces výběru a následné digitalizace shrnul z pohledu starosty? Co splnilo vaše představy a naopak, kde je podle vás ještě prostor ke zlepšení?

Jiří Mokošín: Jedním slovem super. Já se „motal“ spíše u instalace zařízení na místo, na plnění obsahu desky je mnohem lepší paní místostarostka. Přípravu pro instalaci kiosku jsme si prováděli sami, i když byla možnost mít vše na klíč. Přišel nám velice podrobný návod, řekl bych že až blbuvzdorný. Je vidět, že podrobnost návodu na vyhotovení betonového základu a přivedení sítí je výsledek získaných zkušeností z minulých instalací.

Markéta Reichová: Technická podpora a komunikace dodavatele je naprosto skvělá. První měsíc byl hodně intenzivní, ale všechny naše požadavky byly hned řešeny a úspěšně vyřešeny. Prostor ke zlepšení nyní žádný nevidíme ale věříme, že společnost DigiDay bude sama inovativní.

Jaké další plány má obec Rostoklaty v oblasti digitalizace do budoucna?

Markéta Reichová: Snažíme se držet krok s dobou. Momentálně nic v plánu nemáme, ale třeba nás nějaká inspirace může potkat hned zítra nebo za prvním rohem.

Jiří Mokošín: Já bych si přál mít online databázi koček a psů, ze které by bylo jasné, čí to zvíře je, zda je třeba kočka vykastrovaná či nikoliv. Asi bych tady ale tvrdě narazil na GDPR. Momentálně je kastrační program u nás horké téma a ta anonymita vlastnictví, konkrétně u koček, ve mně vzbuzuje pocit bezmoci.

Co byste závěrem vzkázal nebo poradil ostatním obcím, které ještě nevyužívají moderní digitální nástroje pro správu a komunikaci s občany?

Jiří Mokošín: Nebojte se toho. Nemá smysl se schovávat před něčím, před čím stejně neutečete. Reakce občanů můžou být rozdílné a dost z nás má sklony mít odpor k novým věcem, je to strach z neznámého. Trend stěhování se z města na vesnici stále přetrvává, minimálně v našem regionu, v prstenci kolem Prahy. A stěhují se k nám vesměs mladé rodiny, tak proč se jim v tomto ohledu nepřizpůsobit? Získat na tom mohou ve finále všechny vrstvy obyvatel.

Bc. Jiří Mokošín
35 let, uvolněný starosta, ve funkci druhé funkční období.
O své kolegyni říká: Narodila se sice jako blondýna, ale vychovali ji jako Mc Gyvera.

Markéta Reichová
47 let, neuvolněná místostarostka, ve funkci druhé funkční období.
O starostovi říká: Je snad v každém spolku ve vesnici. Kdyby tu byl Spolek baletek, bude mu dělat předsedu.